Fungsi Manajemen
 |
Disusun Oleh :
Nama : Beta Andresa
Nim : 2015210029
Kelas : 1 B
Mata Kuliah :
Pengantar Manajemen
Dosen Pengasuh : Sebri Hesinto, SE, M.Si
Sistem
Informasi
STMIK Prabumulih
Yayasan Pendidikan Prabumulih
Tahun Akademik 2015 / 2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas rahmat
Allah SWT yang telah menganugrahkan kepada kita kesehatan badan, iman, dan
pikiran. Sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan makalah yang berjudul “ Makalah Fungsi Manajemen“
Makalah ini dibuat dalam
rangka memperdalam pemahaman masalah fungsi
manajemen. Makalah ini juga dibuat untuk mengikuti mata kuliah “ Pengantar Manajemen
” dengan Dosen Pembimbing Bapak Sebri Hesinto,
SE.,M.Si.
Penulis sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka
menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai fungsi manajemen bagi kami sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf
apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan. Untuk itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan di
masa yang akan datang.
Demikianlah makalah yang bisa saya
buat, terima kasih kepada Bapak Sebri Hesinto, SE.,M.Si dan rekan rekan
mahasiswa yang telah membantu dalam penyelesaian tugas makalah ini.
Prabumulih, 09 Januari 2016
Penulis
Beta Andresa
Nim : 2015210029
DAFTAR ISI
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kata Manajemen berasal
dari bahasa Perancis kuno “management”, yang memiliki arti "seni
melaksanakan dan mengatur”. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan
diterima secara universal. Mary Parker F
ollet, misalnya,
mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang
lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin
mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen juga memiliki
fungsi-fungsi, yaitu planning, organizing, staffing, directing, coordinating,
budgeting, dan evaluating.
1.2 Rumusan
Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka
kami mengangkat beberapa rumusan masalah sebagai berikut :
1.
Apa definisi dari planning /perencanaan ?
2.
Apa definisi dari organizing / pengorganisasian ?
3.
Apa definisi dari penataan staf ?
4.
Apa definisi dari pengawasan ?
5.
Apa definisi dari kepemimpinan?
1.3 Tujuan Penulisan
Berdasarkan beberapa
rumusan masalah tersebut, maka dapat disimpulkan tujuan penulisan makalah ini
sebagai berikut :
1.
Dapat mengetahui definisi dari planning / perencanaan
2.
Dapat mengetahui definisi dari organizing / pengorganisasian
3.
Dapat mengetahui definisi dari penataan staf
4.
Dapat mengetahui definisi dari controlling / pengawasan
5.
Dapat mengetahui definisi dari kepemimpinan
BAB II
PEMBAHASAN
Secara
umum, ada lima fungsi manajemen diantaranya sebagai berikut :
2.1 Perencanaan /
planning
2.1.1 Definisi
Perencanaan Beberapa Arti Perencanaan Menurut Para Ahli :
a. Garth
N.Jone, Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada
tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.
b. M.Farland,
Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian
pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.
c. Abdulrachman
(1973), Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau
perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan
tindakan-tindakan kemudian.
d. Siagian
(1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara
matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam
rangka pencapaian yang telah ditentukan.
e. Terry
(1975), Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat
serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan
menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini
diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.
f.
Kusmiadi (1995), Perencanaan adalah proses
dasar yang kita gunakan untuk 4 memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana
cara pencapainnya.
g. Soekartawi
(2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai
sumber daya yang tersedia.
Perencanaan secara garis besar diartikan
sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk
mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi.
Rencana dapat berupa rencana informal atau
secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan
merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal
adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka
waktu tertentu.
2.1.2 Unsur –
Unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab
enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan :
- Tindakan
apa yang harus dikerjakan ?
- Mengapa tindakan tersebut harus dilakukan
?
- Dimana
tindakan tersebut dilakukan ?
- Kapan
tindakan tersebut dilakukan ?
- Siapa
yang akan melakukan tindakan tersebut ?
- Bagaimana
cara melaksanakan tindakan tersebut ?
2.1.3 Tahap Dasar
Perencanaan
Ada
Empat Tahap Dasar Perencanaan:
a. Menetapkan
Tujuan atau serangkaian tujuan
b. Merumuskan
keadaan pemahaman akan sisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai
atau sumber dayasumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan.
c. Mengidentifikasi
segala kemudahan dan hambatan
d. Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
2.1.4 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan
Ada
factor-faktor yang dapat mempengaruhi perencanaan, salah satunya adalah factor
waktu dan perencanaan. Factor waktu dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat
besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:
1. Waktu
sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.
2. Waktu
sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan.
3. Jumlah
waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
2.1.5 Tujuan
Perencanaan.
Stephen Robbins dan Mary Coulter
mengemukakan banyak tujuan perencanaan.
- Untuk
memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial.
Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai,
dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan organisasi
- Untuk
mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia
dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan
efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
- Untuk
meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan
dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan.
- Untuk
menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya.
2.1.6 Keuntungan
Perencanaan :
1. Fokus
dan fleksiblitas Fokus : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang
dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan.
2. Fleksibelitas
: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
2.1.7 Dasar-Dasar Perencanaan yang Baik
1.
Forecasting proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada
masa yang akan datang.
a. forecasting kualitatif: prediksi masa
depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa
depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time
series, model ekonometri, survey statistik)
2.
Penggunaan scenario meliputi penentuan
beberapa alternatif skenario masa yang akan datang atau keadaan peristiwa yang
mungkin terjadi. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya
akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang
dinamis.
3. Benchmarking perbandingan eksternal untuk
mengevaluasi secara kinerja dan
menentukan kemungkinana tindakan yangèlebih baik suatu
arus dilakukan untuk masa yang akan datang.
4.
Partisipasi dan keterlibatan perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan
di al organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan.
2.1.8 Aspek
penetapan tujuan dan prioritas
Berbagai
aspek yang harus diperhatikan di dalam penetapan tujan dan prioritas meliputi :
1. Skala
Prioritas Tujuan Yang dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari
tertinggi sampai terendah. Skala prioritas memegang peranan yangsangat penting
sebab skala prioritas ini akan memberikan perhatian yang penuh bagi manajer
didalam mengalokasikan sumber daya yang ada sehingga yang diutamakan adalah
yang mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi
menunjukkan tahapan yang hendak dicapai yang disesuaikan dengan kekuatan,
kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi. Karena penetapan skala prioritas
merupakan keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesulitan di
dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yang akan membahas skala
prioritas tersebut.
2. Kerangka
Waktu Tujuan Di dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa
setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan gerak
sehingga tindakan akan lebih banyak waktu yang diperlukan dibandingkan gerak.
Dimensi waktu secara tak langsung merujuk pada aktivitas organisasi yang
diarahkan oleh berbagai tujuan yang berbeda dan sangat tergantung kepada durasi
(penyelesaian) tidankan yang direncanakan.
3. Konflik
diantara Tujuan Organisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak yang
berkepentingan dan berbagai pihak yang berkepentingan atas organisasi mempunyai
berbagai otoritas yang berbeda-beda dari mulai lemah sampai yang kuat. Yang
kuat mempunyai pengaruh yang besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi.
Karena benyaknya pihak yang berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan
terjadi konflik tujuan organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk
membuat keputusan yang bijak agar pihak yang berkepentingan tidak merasa
dikecewakan
4. Mengembangkan
Metode Pegawasan Operasi Rencana Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan akan
tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan
terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan telah dperhitungkan berbagai
permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara menanggulanginya, jka
metode pengawasan tidak dipersiapkan Terlebih dahulu maka terjadi permasalahan
atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis
dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan
pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di
dalam proses perencanaan.
2.1.9 Manfaat
dan jenis jenis perencanaan
1
.Standar pelaksanaan dan pengawasan
2.
Pemilihan berbagai alternave terbaik
3.
Penyusunan skala prioritas terbaik sasaran maupun kegiatan
4.
Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
5.
Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungn
6.
Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait dan
7.
Alat meminimimalkan pekerjaan yang tidak pasti
2.2 Pengorganisasian / Organizing
Secara konsep, ada dua batasan yang perlu
dikemukakan,yakni istilah ”organizing” sebagai kata benda dan ‘organizing’
(pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukan pada rangkaian aktivitas yang
harus dilakukan secara sistematis. Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama,
mengacu pada suatu lembaga (institution) atau kelompok fungsional, sebagai
contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu
perkumpulan olahraga. Dan arti kedua mangacu pada proses pengorganisasian,
sebagai salah satu dari fungsi manajemen.
a.
Pengertian
Organisasi
Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian: Organisasi adalah
suatu bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta
secara formal terikat dalam rangka pencapain tujuan yang telah ditentukan dan
dalam ikatan itu terdapat seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan.
Sedangkan dalam arti umum organisasi merupakan
sekumpulan/sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan
untuk bekejasama dengan pembagian atau alokasi tugas dan tanggung jawab
tertentu dalam system koordinasi, kooperatif, dorongan-dorongan, dan
pengaturan guna memudahkan pencapaian beberapa tujuan yang telah ditetapkan.
b.
Pengertian
Pengorganisasian
Drs.H. melayu
S.P. Hasibuan: adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan
bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan,menempatkan
orang-orang pada setiap aktiffitas ini,menyediakan alat-alat yang diperlukan,
menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu
yang akan melakukan aktifitas-aktifitas tersebut.
Sedangkan dalam
arti umum
pengorganisasian adalah langkah untuk merancang struktur formal, menetapkan,
menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas
pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh oleh pemimpin kepada staf dalam
rangka mencapai tuuan organisasi dalam efisiesi.
Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu
orang,kerjasama, dan tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri
sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga
merupakan sesuatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasian secara
terperinci adalah:
1.
Man (orang-orang)
dalam kehidupan organisasi atau ketata lambangan sering disebut dengan istilah
pegawai atau personel,pegawai atau personel terdiri dari semua anggota atau
warga organisasi.yang menurut fungsi dan tingktannya terdiri dari
unsur-unsur (administator) sebagai unsur pemipin tertinggi
dalam organisasi, psrs menejer ysng memimpin sustu umit satuan kerja sesuai
dengan fungsinya masing-masing danpara pekerja (non management/workers).
Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
2.
Kerjasama, merupakan suatu
perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara
bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama.oleh karna itu, semua anggota atau
semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administator,
manajer,dan pekerja (workers) secara bersama-sama merupakan
kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
3.
Tujuan, merupakan arah atau sasaran
yang dicapain. Tujuan menggambarkan tntang apa yang dicapai atauyang
diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan.
Tujuan juga menggambarkan tetang apa yang harus dicapai melalui
prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy).
Strategi, anggaran (hudgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang
telah ditetapkan.
4.
Peralatan (equipment) merupakan
unsur yang keempat yaitu peralatan atau equipment yang terdiri dari semua
sarana, berupa materai, mesin-mesin, uang, dan g modal lainnya
(tanah,gedung/bangunan’/kantor).
5.
Lingkunagan (environment) faktor
lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan tknologi. Yang
termasuk dalam unsur lingkunagn:
1. Kondisi atau
situasi, yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap
daya gerak kehidupan organisasian, karna kondisi atau situasi akan selalu
mengalami perubahan.
2. Tempat atau
lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang
harus dilakukan oleh organisasi.
3. Wilayah oprasi
yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah opeasi dibedakan menjadi.
4. Wilayah
kegiatan yang menyangkut jenis kegiatan atau maca kegiatan apa
saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi.
5. Wilayah
jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah
atau daerah operasi organisasi.
6. Wilayah
personil, menyangkut semua phak (orang-orang,badan-badan) yang mempunyai
hubungan dankepentingan dengan organisasi.
7. Wilayah
kewewenangangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan, kewajiban
tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam batas-batas
ditetapapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Kekayaan alam,
yang termasuk dalam kekayan alam ini misalya keadaan iklim,udara, air, cuaca
(geografis,hidrografi,geologi,klimatologi), flora dan fauna.
2.2.3
Teori Organisasi
Teori organisasi adalah suatu konsep. Pandangan,tinjauan,
ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi
sehnga dapat lebih berhasil bahkan pada gilirannya organisasi dapat
mencapain sasan yang ditetapkan, adapun yang dimaksud masalah itu sendiri
adalah segala sesuatu yang memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan.
Secara garis besar ada empat kelompok teori dalam
organisasi, yakni teori klasik,teori prilaku, teori sistem, dan teori
kontingensi.
1.
Teori organisasi klasik.teori ini biasa
disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembng
mulai tahunn 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah
lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi serta
memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung
kreatifitas. Terdapat 3 katagori pokok pendekatan klasik yakni, scientific
managenet, administrative management, the bureaucratic model of organization
‘(beach, 1980:133).
2.
Teori human relations, Teori ini
disebut juga teori neoklasik, teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara
manusia, teori hubungan kerja manusia atau the human relations theory. Teori
ini muncul akibat ketidak puasan dengan teori klasik dan teori ini merupakan
penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “ pentingnya aspek
psikologis dan sosial karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja
3.
Teori organisasi prilaku. Teori ini
merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi prilaku. Teori ini
merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi prilaku anggota
organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya
organisasi mencapai sasaan yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.
4.
Teori birokrasi. Pada dasarnya teori
organisasi birokrasi menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan, organisasi harus
menjalankan strategi sebagai berikut:
a.
Pembagian dan penguasaan pekerjaan
secara khusus.
b.
Prinsip hirarki atau bawahan hanya
bertanggung jawab kepada atasanya langsung.
c.
Promosi didasarkan pada masa kerja dan
prestasi kerja, dan dilindungi dai pemberhentian sewenang-wenang dan prestasi
kerja, dan dilindugi dari pemberhentian sewenang-wenang dan yang demikian
disebut prinsip loyalitas.
d.
Setiap pekerjaan dilaksanakan secara
tidak pilih kasih . strategi ini dinamakan prinsip impersonal.
e.
Tiap-tiap tugas dan pekerjaan dalam
organisasi dilaksanakan menurutsistem tertentu berdasarkan kepada data
peraturan yang abstrak. Strategi ini dinamakan prinsip uniformitas.
5.
Teori organisasi proses. Teori ini
merupakan suatu teori yang memandang organisasi sebagai proses kerjasama
formal. Teori ini memandang organisasi dalam arti dinamis, selalu bergerak dan
didalamnya terdapat pembagian tugas dan prinsip-prinsip yang bersifat umum
(universal).
6.
Teori organisasi kepemimpinan. Teori
ini beranggapan bahwa berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan tergantung
sampai berapa jauh seorang pemimpin mampu mempengaruhi bawahan sehingga meraka
mampu bekerja dengan semangat yang tinggi dan tujuan organisasi dapat dicapai
secara efisien dan efektif.
7.
Teori organisasi fungsi. Fungsi adalah
kelompok tugas atau kegiatan yang harus dijalankan oleh seseorang yang
mempunyai kedudukan sebagai pemimpin atau manager guna mencapai tujuan
organisasi. Sekelompok kegiatan yang menjadi fungsi seorang pemimipinatau
manager terdiri dari kegiatan menyusun perencanaan (planning)
pengorganisasian (organizing), pemberian motifasi atau bimbingan (motivating),
pengawasan (controling), dan pengambilan keputusan (deciion making).
8.
Teori pengambilan keputusan. Teori ini
berlandaskan adanya berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat disetiap
tingkatan, baik keputusan ditingkat puncak yang memuat ketentuan pokok
atau kebijsanaan umum, keputusan ditingkat menengah yang memuat program-program
untuk melaksanakan keputusan administratif, maupun keputusan ditingkat bawah.
9.
Teori kontingensi (teori
kepentingan). Teor ini berlandaskan pada pemikiran bahwa pengelolaan organisasi
dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila pemimpin organisasi mampu
memperhatikan dan memecahkan situasi tertentu yang sedang dihadapi dan setiap
situasi harus dianalisis sendiri.
Dari semua teori
ini, tidak satu pun teori ini dianggap paling lengkap atau paling dianggap baik
dan tepat apabila mampu memperhatikan dan menyesuaikan dengan lingkungan dengan
memperhitungkan situasi-situasi tertentu.
2.2.4 Struktur Organisasi
1. Definisi
struktur organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen
(unit kerja) dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada
perusahan dalam menjalin kegiatan oprasional untuk mencapai tujuan. Struktur
organisasi menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan. Pekerjaan dibagi,
dikelompokan dan dikordinasikan (integrasi) secara formal
2. Elemen struktur
organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para
menejer ketika hendak mendisain suktur, antara lain:
a.
Spesialis pekerjaan. Sejauh mana
tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi kedalam beberapa pekerjaan tersendiri.
b.
Depaartementalisasi. Dasar yang dipakai
untuk mengelompokan pekerjan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat
berupa proses, produk, geografi dan pelanggan.
c.
Rantai komando. Garis wewenang yang
tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan
menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
d.
Rentang kendali. Jumlah bawahan yang
dapat diarahkan oleh menejer secara efisien dan efektif.
e.
Sentralisasi dan desentralisasi.
Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingakt pengambilan keputusan
terkonsentrasi pada suatu titik didalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan
dari sentralisasi.
f.
Formalisasi. Sejauh mana
peerjaa-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
3. Model disain
struktur organisasi
a.
Model mekanistik, yaitu sebuah struktur
yang dicirikan oleh departementralisasi yang luas, formalisasi yang tinggi,
jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.
b.
Model organik, yaitu sebuah struktur
yang rata, menggunakan tim lintas hirarki dan lintas fungsi, memiliki
formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan
mengandalakan pengambilan keputusan secara parisifarif.
c.
Model piramid, model ini dibuat prsis
sebuah piramida.
d.
Model horizontal. Model ini
dibuat dengan menarik garis lurus secara horizontal dengan pembagian fungsional
masing-masing bersama tugasnya masing-masing.
Menurut stoner (1996) langkah-langkah dalam proses
pengorganisasian terdiri dari lima langkah:
a.
Merinci seluruh pekerjaan yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
b.
Membagi beban kerja kedalam
kegiatan-kegiatan yang secara logis danmemadaidapat dilakukan oleh seseorang
atau sekelompok orang.
c.
Mengkombinasi pekerjaan anggota
prusahaan dengan secara logis dan efisien.
d.
Penetapan mekanisme untuk
mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis.
e.
Memantau efektivitas organisasi dalam
mengambil lamgkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan
efektivitas.
Perilaku
organisasi adalah suatu disiplin ilmu yang mempelajari tentang perilaku tingkat
individu dan tingkat kelompok dalam suatu organisasi serta dampaknya terhadap
kinerja (baik kinerja individual, kelompok, maupun organisasi). Perilaku
organisasi juga dikenal sebagai studi tentang organisasi. Dengan memanfaatkan
metode-metode dari ekonomi, sosiologi, ilmu politik, antropologi dan psikologi.
Disiplin-disiplin lain yang terkait dengan studi ini adalah studi tentang
sumber daya manusia dan pesikolog industri.
Perilaku
organisasi saat ini merupakan bidang studi yang berkembang jurusan studi
organisasi pada umumnya ditempatkan disekolah-sekolah bisnis, meskipun banayak
universitas yang juga mempunyai program psikologi industri dan ekonomi industri
pula.
Bidang ini sangat berpengaruh dalamdunia bisnis dengan
para praktisi seperti peter ducker dan peter senge yang mengubah penelitian
akademik menjadi praktik bisnis. Perilaku organisasi menjadi semakin penting
dalam ekonomi global ketika orang dengar berbagai latar belakang dan nilai
budaya harus bekerja bersama-sama secara efektif dan efisien. Namun bidang ini
juga semakin dikeriktik sebagai suatu bidang studi karena asumi-asumsinya yang
etnosentris dan pro-kapitalis (lihat studi manajemen kritis).
2.2.7 Fungsi Pengorganisasian
Fungsi pengorganisaian adalah proses yang menyangkut
bagaimana strategidan taktik yang telah dirumusakan dalam perencanaan desain
dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan
organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam
organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan
organisasi.
2.2.8 Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian
a.
Mengalokasikan sumber daya. Merumuskan
dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan.
b.
Menetapkan struktur organisasi yang
menunjukan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab.
c.
Kegiatan perekrutan, penyelesaian,
pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja.
d.
Kegiatan penempatan sumber daya manusia
pada posisi yang paling tepat.
Tujuan pengorganisan adalah agar dalam pembagian tugas
dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Dengan pembagaian tugas
diharapkan setiap organisasi dapat meningkatkan keterampilannya secara khusus
(spesialisasi) dalam menangani tugas-tugas yang dibebankan. Apabila
pengorganisasian itu dilakukan secara serampangan, tidak sesuai dengan bidang
keahlian seseorang, maka tidak mustahil dapat menimbulkan kegagalan dalam
penyelesaian pekerjaan itu.
Tujuan organisasi dapat dirumuskan dan ditetapkan dengan
jelas. Hal ini penting karena:
1.
Tanpa tujuan yang jelas organisasi
tidak akan mempunyai arah.
2.
Tanpa tujuan jelas, organisasi tida ada
artinya dan hanya akan menimbulkan pemborosan belaka.
3.
Tujuan yang jelas akan mempermudah
dalam membentuk dan struktur organisasi.
4.
Tujuan yang jelas akan mempermudah
dalam menentukan jumlah dan penempatan pegawai.
5.
Tujuan yang jelas akan memberikan
perangsang kerja pada para anggota organisasi.
6.
Tujuan yang jelas akan mempermudah
pelaksanaan koordinasi, karena mereka menyadari bahwa semua anggota organisasi
bekerja ketujaun yang sama, yaitu tujuan organisasi.
7.
Tujuan yang jelas merupakan awal dari
penetapan strategi. Siasat, metode, dan prosedur yang akan dipergunakan.
8.
Tujuan yang jelas merupakan dasar
dari pada organisasi untuk bergerak.
Tujuan organisasi harus dapat diterima oeh para anggota.
Apabila tujuan organisasi itu dapat diterima oleh para anggota, hal ini berarti
para anggota organisasi mempunyai keyakinan bahwa tujuan pribadi mereka pun
akan dapat tercapai sehingga tujuan mereka dapat dengan mudah digerakan.
2.3.1 Pengertian Pemimpin
Pimpinan
adalah sekelompok orang yang menduduki berbagai jabatan pimpinan dalam
organisasi yang bertugas untuk memimpin dan mengelola organisasasi agar
mencapai tujuanya secara efektif dan efisien.
Jabatan manajerial ini atau seringkali disebut sebagai jabatan
struktural memiliki beberapa tingkatan.
Pada umumnya
instansi pemerintah di negara kita memiliki lima tingakatan jabatan struktural
yang umum, yaitu:
Ø Jabatan
struktural eselon IV, merupakan jabatan manajerial terendah yang bertugas
sebagai supervisor yang memimpin satu unit kerja di organisasi setingkat
sub-bagian atau seksi.
Ø Jabatan
struktural eselon III, merupakan jabatan manajerial menengah yang bertugas
sebagai penyusun program kerja organisasi sesuai dengan bidang atau bagian, dan
memimpin satu unit kerja di organisasi setingkat bagian atau bidang.
Ø Jabatan
struktural eselon II, merupakan jabatan manajerial atas yang bertugas sebagai penyusun rencana
stratejik organisasi sesuai dengan sektornya, dan memimpin satu unit kerja di
organisasi setingkat dinas, badan, pusat atau biro.
Ø Jabatan
struktural eselon I, merupakan jabatan manajerial puncak yang bertugas sebagai penyusun rencana jangka
panjang organisasi sesuai dengan sektornya, dan memimpin satu unit kerja di
organisasi setingkat direktur jenderal, sekretariat jendral, atau deputi
Jabatan eselon I hanya ada di Propinsi (sekretaris daerah Propinsi) dan
Departemen pusat.
Dalam
melaksanakan kegiatanya, seorang
pemimpin harus memiliki
kompetensi yang terdiri dari kemampuan
manajerial, dan kemampuan teknis operasional. Besaran kemampuan manajerial dan
operasional bergantung pada tingkatan eselon atau manajerial pejabat tersebut.
Umumnya makin tinggi jabatan eselon maka makin besar tuntutan kemampuan
manajerial yang konseptual dan strategis yang harus dimiliki. Sebaliknya, makin
rendah eselon yang diduduki, maka makin sedikit kompetensi konseptual dan
semakin besar kompetensi teknis operasional. Besaran kompetensi yang harus
dimiliki manajer dapat digambarkan sebagai berikut:
2.3.2 Kompetensi Manajerial dan Strategis
KOMPETENSI
MANAJERIAL & STRATEGIS
KOMPETENSI TEKNIS
OPERASIONAL
MTA: Manajer tingkat atas (Eselon II) harus
memiliki kompetensi konseptual dan strategis yang paling besar sehingga dapat
menentukan arah tujuan organisasi.
MTM: Manajer tingkat menengah (Eselon III)
harus memiliki kompetensi yang seimbang
antara konseptual dan teknis operasional. Tujuannya adalah agar dia mampu
menerjemahkan kebijakan yang dikeluarkan MTA dan membuatnya menjadi sesuatu
yang operasional bagi MTB.
MTB: Manajer tingkat bawah (Eselon IV) harus
memiliki kompetensi teknis operasional
yang tinggi karena dia akan lebih banyak bekerja dengan staf pelaksana
melaksanakan pekerjaan teknis keseharian organisasi.
2.3.3 Tugas Pimpinan
Secara umum,
tugas pimpinan adalah:
1.
Menyediakan sumber daya dan menghilangkan hambatan
2.
Memberikan motivasi staf
3.
Sinergi sasaran dan tujuan
4.
Memberdayakan staf
5.
Pendelegasian wewenang
6.
Membagi tugas habis
7.
Mengarahkan staf
8.
Mewakili organisasi pada pertemuan
9.
Menciptakan networking dng instansi/unit kerja lain
10. Mengembangkan
karir staf
11. Mengambil
tanggung jawab
12. Membimbing
staf
13. Menjelaskan
uraian tugas ke pada staf
14. Melindungi
staf
15. Mengapresiasi,
dan memberi penghargaan staf yang
berprestasi
Dalam Kamus
Besar Bahasa Indonesia, Staf didefinisikan sebagai sekelompok orang yg bekerja
sama membantu seorang ketua dalam mengelola sesuatu pekerjaan. Staf diartikan juga sebagai bagian dari
organisasi yang tidak mempunyai hak untuk memberikan perintah, namun mempunyai kewajiban
untuk membantu pimpinan, memberikan masukan kepada pimpinan.
Siagian (1996) mendefinisikan staf sebagai sekelompok orang bekerjasama
membantu seorang Ketua dalam menyelesaikan tugasnya. Kelompok ini tidak mempunyai hak memberikan perintah,
tetapi mempunyai kewajiban membantu pimpinan, memberikan nasehat, solusi, dan
sebagainya Fungsi utama staf adalah
membantu tugas Pimpinan terutama dalam
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dalam organisasi.
2.3.5 Jenis-Jenis Staf
Staf dapat
dikelompokkan menjadi tiga jenis :
a.
Staf Umum: Sekelompok orang yang tugasnya membantu pimpinan dalam seluruh
aspek adminstrasi secara menyeluruh.
a.
Staf Khusus/Teknis: Staf yang memiliki keahlian khusus
atau keahlian teknis tertentu untuk membantu pimpinan dalam pekerjaan teknis
tertentu.
b.
Staf Pribadi: Staf yang memberikan bantuan kepada
pimpinan untuk urusan bersifat pribadi. Staf pribadi ini umumnya mengurusi
keperluan pribadi pimpinan seperti pakaian dinas, penyediaan keperluan pribadi,
dan lain-lain.
2.3.6 Syarat Seorang Staf
Agar mampu
melaksanakan tugas-tugas pembantuan,
seorang staf harus memenuhi
syarat syarat sebagai berikut:
1.
Memahami visi dan misi organisasi
2.
Memiliki wawasan yang luas
3.
Berpikir sistemik
4.
Menguasai berbagai tehnik pemecahan masalah
5.
Memiliki human skill yang baik
6.
Memiliki kemampuan teknis di bidangnya
7.
Memiliki etika kerja yang baik
8.
Memiliki integritas
2.3.7 Pengelompokan Staf
Staf juga
dapat dikelompokan sebagai berikut :
1.
Staf Penasehat
Staf
penasehat ini dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada
pimpinan. Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang
terbaik, maka sebaiknya saran-saran itu harus diuji melalui suatu proses.
Proses-proses tersebut adalah :
1. Pengumpulan
data melalui sebuah riset atau penelitian.
2. Anallis
terhadap fakta-fakta atau informasi yang telah dikumpulkan
3. Evaluasi dan
penilaian.
4. Membuat
berbagai alternative atau kemungkinan.
5. Pemilihan
dari berbagai kemungkinan yang paling baik.
6. Membuat
kesimpulan.
7. Merumuskan
saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk tertentu sehingga
mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan.
- Staf Pelayanan
Fungsi dari
staf pelayanan adalah untuk membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas
organisasi, dalam memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi.
Adapun
fungsi utama seorang staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang
sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan
saran atau pertimbangan.
2.3.8 Tugas & peranan staf
Secara umum,
tugas seorang staf adalah untuk:
ü Pengumpulan
dan analisis data
ü Menginterpretasikan
data (fakta)
ü Usulan
rekomendasi alternatif tindakan
ü Sosialisasi
kebijakan Pimpinan
ü Persiapan
Rencana dan Pelaksanaannya
ü Pemantauan
dan Evaluasi Kegiatan Operasional
Dalam
organisasi ada dua kelompok tenaga kerja atau staf. Kelompok pertama adalah
mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi
aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan
kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme
kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua
kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi
secara efektif dan efisien.
Kedua macam staf ini mempunyai peran sama penting, kelompok pertama
melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan, sedangkan kelompok
yang kedua berperan dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi. Sinergi
keduanya membuat organisasi dapat
mendayagunakan resources yang dimiliki organisasi secara optimum
2.4
Pengawasan /
Controlling
2.4.1 Definisi Pengawasan
George R. Tery (2006:395) mengartikan
pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya
mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif
sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999:150)
menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat
mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan
pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998:163) menyatakan
pengawasan itu adalah proses melalui manajer berusaha memperoleh keyakinan
bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Terry
(dalam Sujamto, 1986:17) menyatakan pengawasan adalah untuk menentukan apa yang
telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tindakan
korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.
Dale
(dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat
sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga
mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang
sesuai dengan apa yang direncanakan.
Admosudirdjo
(dakam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah
keseluruhan dari pada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang
sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Sagian
(1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses
pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar
supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan sebelumnya.
Kesimpulannya,
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaa, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperluka
2.4.2 Syarat-Syarat
Pengawasan
Syarat –
syarat pengawasan antara lain :
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan
kebutuhan kegiatan
2. Pengawasan harus melaporkan setiap
penyimpangan yang terjadi
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan
ke depan
4. Pengawasan harus objektif, teliti,
dan sesuai dengan standar
5. Pengawasan harus luwes atau
fleksibel
6. Pengawasan harus serasi dengan pola
organisasi
7. Pengawasan harus ekonomis
8. Pengawasan harus mudah di mengerti
2.4.3 Perancangan
Proses Pengawasan
Lima langkah dasar yang dapat
diterapkan untuk semua tipe kegiatan pengawasan menurut william H. Newman yaitu :
- Merumuskan hasil yang
diinginkan
- Menetapkan penunjuk hasil
- Menetapkan standar penunjuk dan
hasil
- Menetapkan jaringan informasi
dan umpan balik.
- Menilai informasi dan mengambil
tindakan koreksi
2.4.4 Karakteristik Pengawasan Yang Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Objektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan
strategik
5. Realistik secara ekonomi
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja
organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk dan
operasional
1.
Metode bukan kuantitatif (non quantitative)
Yaitu metode-metode pengawasan yang
digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Pada umumnya,
mengawasi keseluruhan (overall) “performance” organisasi. Dan sebagian besar
mengawasi sikap dan “performance” para karyawan.
2.
Metode kuantitatif
Cenderung untuk menggunakan data
khusus dan metode-metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan
kualitas keluaran (output).
2.4.6
Pentingnya Pengawasan
Suatu
organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi.
Ada beberapa alasan mengapa
pengawasan itu penting, diantaranya :
1.
Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan
organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya
inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku dan sebagainya.
Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada
barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau
memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2.
Peningkatkan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, semakin
memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk
harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga.
Semuanya akan memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan
efektif.
3.
Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat
kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasa. Tetapi
kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan
memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4.
Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang
kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang.
Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan
tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.
5.
Komunikasi.
6.
Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan
penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan
kemudian pengambilan tindakan.
2. 4.7 Bentuk-Bentuk
Pengawasan
1. Pengawasan pendahuluan (feeforward control, steering controls,
preliminary).
Dirancang untuk mengantisipasi
penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan
terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan
informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau
perkembangan tujuan.
2. Pengawasan concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, atau
pengawasan yang terjadi ketika pelaksanaan berlangsung, dimana suatu aspek
harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin
ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan
yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau
tidak sesuai.
2.4.8 Tahap-Tahap Pengawasan
1. Tahap penetapan standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran,
kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam
pengambilan keputusan.
2. Tahap penentuan pengukuran
pelaksanaan kegiatan
Digunakan sebagai dasar pelaksanaan
kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap pengukuran pelaksanaan
kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang
dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan
sampel.
4. Tahap pembandingan
pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan.
Digunakan untuk mengetahui penyebab
terjadinya peyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga
digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5.
Tahap pengambilan tindakan koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya
terjadi peyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan
2.4.9 Jenis-Jenis
Pengawasan
1. Pengawasan Intern dan
Ekstern
Pengawasan intern adalah pengawasan
yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit
organisasi yang bersangkutan.
Pengawasan ekstern adalah
pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit
organisasi yang diawasi.
2. Pengawasan Preventif dan
Represif
Pengawasan preventif lebih
dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum
kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya peyimpangan.
pengawasan represif adalah “pengawasan
yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.”
3. Pengawasan Aktif dan
Pasif
Pengawasan dekat (aktif) dilakukan
sebagai bentuk pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang
bersangkutan.
Pengawasan jauh (pasif) dilakukan
sebagai bentuk penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung
jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.
2.4.10 Alat
Bantu Pengawasan
1.
Manajemen pengecualian (management by
exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik
pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan
dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen
pengecualian di dasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang
muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan
bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara
wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar
kebiasaan.
2.
Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metode informal
pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan
akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan
memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi
yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
Tahap
survei pendahuluan dan perumusan masalah
Tahap
desain konseptual
Tahap
desain terperinci
Tahap
implementasi akhir
Kriteria agar MIS berjalan efektif,
yaitu :
o
Mengikutsertakan
pemakai dalam tim perancangan
o
Mempertimbangkan
secara hati-hati biaya system
o
Memperlakukan
informasi yang relevan dan terseleksi
o
Adanya
pengujian pendahuluan
o
Menyediakan
latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.
Kriteria utama MIS efektif yaitu :
Ø Pengawasan terhadap kegiatan yang
benar
Ø Tepat waktu dalam pemakaiannya
Ø Menekan biaya secara efektif
Ø System yang digunakan harus tepat
dan akurat
Ø Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3.
Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua
angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya.
4.
Penganggaran
Anggaran dalam organisasi adalah
rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu
akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga
merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan
untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang
ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat
pengawasan.
2.4.11
Manfaat Pengawasan
1. Untuk memberikan ruang regular untuk
superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka
2. Untuk mengembangkan pemahaman dan
keterampilan dalam bekerja
3. Untuk menerima informasi dan
perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang
4. Untuk menjadi dukungan baik segi
pribadi ataupun pekerjaan
5. Untuk memastikan bahwa sebagai
pribadi dan sebagai orang pekerja tidak dtinggalkan tidak perlu membawa
kesulitan, masalah dan proyeksi saja
6. Untuk memiliki ruang untuk
mengesplorasi dan mengekspresikan distress, restimulation pribadi, transferensi
atau counter-transferensi yang mungkin dibawa oleh pekerjaan
7. Untuk merencanakan dan memanfaatkan
sumberdaya pribadi dan profesional yang lebih baik
8. Untuk menjadi pro-aktif bukan
re-aktif
9.
Untuk
memastikan kualitas pekerjaan
2.5 Kepemimpinan
2.5.1
Definisi Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah sebuah keputusan dan lebih
merupakan hasil dari proses perubahan karakter atau transformasi internal dalam
diri seseorang. Kepemimpinan bukanlah jabatan atau gelar, melainkan sebuah
kelahiran dari proses panjang perubahan dalam diri seseorang. Ketika seseorang
menemukan visi dan misi hidupnya, ketika terjadi kedamaian dalam diri (inner
peace) dan membentuk bangunan karakter yang kokoh, ketika setiap ucapan dan
tindakannya mulai memberikan pengaruh kepada lingkungannya, dan ketika
keberadaannya mendorong perubahan dalam organisasinya, pada saat itulah
seseorang lahir menjadi pemimpin sejati. Jadi pemimpin bukan sekedar gelar atau
jabatan yang diberikan dari luar melainkan sesuatu yang tumbuh dan berkembang
dari dalam diri seseorang. Kepemimpinan lahir dari proses internal.
Kepemimpinan adalah kegiatan mempengaruhi perilaku orang-orang lain agar mau
bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Kepemimpinan dapat dijelaskan atau diuraikan dalam berbagai macam, hal ini
tergantung dari sudut mana kita melihat atau menangkap makna-makna dari
kepemimpinan itu sendiri. Wasty Soemanto menjelaskan “pemimpin adalah orang
yang membuat rencana, berpikir dan mengambil tanggung jawab untuk kelompok
serta memberikan arahan kepada orang lain.” Sementara Abu Ahmadi. menyebutkan
bahwa “kepemimpinan dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarah dan
pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari kelompok anggota yang saling
berhubungan tugasnya.”
•
Konsep pemikiran seperti ini adalah
sesuatu yang baru dan mungkin tidak bisa diterima oleh para pemimpin
konvensional yang justru mengharapkan penghormatan dan pujian (honor and
praise) dari mereka yang dipimpinnya.
•
Semakin dipuji bahkan dikultuskan, semakin
tinggi hati dan lupa dirilah seorang pemimpin.
•
Pemimpin sejati adalah seorang pemberi
semangat (encourager), motivator, inspirator, dan maximizer.
•
Justru kepemimpinan sejati adalah
kepemimpinan yang didasarkan pada kerendahan hati.
Berdasarkan definisi tersebut, ada tiga implikasi penting mengenai
kepemimpinan :
1. Kepemimpinan menyangkut orang lain dalam arti ada bawahan atau pengikut.
2. Kepemimpinan itu menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara pada pemimpin dan anggota kelompok.
1. Kepemimpinan menyangkut orang lain dalam arti ada bawahan atau pengikut.
2. Kepemimpinan itu menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara pada pemimpin dan anggota kelompok.
3. Pemimpin dapat juga mempergunakan pengaruh dalam arti mempengaruhi
bagaiman bawahan melaksanakan perintahnya.
2.5.2
Tipe-Tipe Kepemimpinan
Berdasarkan konsep, sifat, sikap dan cara-cara pemimpin melaksanakan dan
mengembangkan kegiatan memimpin dalam lingkungan kerja yang dipimpinnya, maka
tipe/ gaya kepemimpinan dapat diklarifikasikan kedalam tiga tipe pokok
kepemimpinan, yaitu otokratik, laissez faire dan demokratik. Ketiga tipe
tersebut sebagaimana telah dikemukakan oleh para ahli seperti Hadari Nawawi
menyebutkan “ada tiga tipe kepemimpinan yaitu otokratif, laissez faire dan
demikratik.” Sementara itu Susilo Martoyo menyebutkan ada 6 tipe kepemimpinan,
yaitu Tipe pribadi, didasarkan pada kontak pribadi secara langsung dengan
bawahannya
Yaitu :
1. Tipe non pribadi, kurang adadnya kontak pribadi dengan bawahannya,
karena diantara mereka ada sarana atau media tertentu seperti rencana-rencana,
intruksi-intruksi, sumpah-sumpah, sehingga hubungan tersebut bersifat tidak
langsung.
2. Tipe otoriter kepemimpinan merupakan hak pribadi dan berpendapat bahwa
ia dapat menentukan apa saja dalam organisasi. .
3. Tipe demokratis, menitik beratkan kepada partisipasi kelompok dengan
memanfaatkan pandangan-pandangan atau pendapat-pendapat kelompok
4. Tipe paternalistis, cenderung terlalu “kebapakan“sehingga sangat
memikirkan keinginan dan kesejahteraan anak buahnya, terlalu melindungi dan
membimbing.
5. Tipe indegenous, timbul dalam organisasi-organisasi kemasyarakatan yang
bersifat informal, seperti perkumpulan-perkumpulan sepak bola, sekolah dan
sebagainya, dimana interaksi antara orang seorang dalam organisasi tersebut
ditentukan oleh sifat dan pembawaan pemimpin.
6. Tipe demokratis, menitik beratkan kepada partisipasi kelompok dengan memanfaatkan pandangan-pandangan atau pendapat-pendapat kelompok.
6. Tipe demokratis, menitik beratkan kepada partisipasi kelompok dengan memanfaatkan pandangan-pandangan atau pendapat-pendapat kelompok.
2.5.3 Ciri-ciri
Kepemimpinan
Keberhasilan suatu organisasi lebih banyak ditentukan oleh prilaku dari
seseorang pemimpin, sehingga kita harus tau kemampuan apa yang sebenarnya harus
dimiliki oleh seseorang pemimpin.
Hadari Nawawi menyebutkan ada beberapa persyaratan umum yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin yaitu:
Hadari Nawawi menyebutkan ada beberapa persyaratan umum yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin yaitu:
1.
Memiliki kecerdasan atau intelegensi yang
cukup baik.
2.
Percaya pada diri sendiri
3.
Cakap bergaul dan ramah tamah.
4.
Kreatif, penuh inisiatif, dan memiliki
hasrat, kemauan untuk maju dan berkembang menjadi lebih baik.
5.
Organisatoris yang berpengaruh dan
berwibawa.
6.
Memiliki keahlian atau keterampilan dalam
bidangnya.
7.
Suka menolong, memberi petunjuk dan dapat
menghukum secara konsekwen dan bijaksana.
8.
Memiliki semangat pengabdian dan kesetiaan
yang tinggi.
9.
Berani mengambil keputusan dan tanggung
jawab.
10.
Jujur, rendah hati, sederhana, dan dapat
dipercaya.
Persyaratan-persyaratan untuk kepemimpinan adalah sama, baik pimpinan
organisasi maupun swasta, baik yang dibentuk maupun yang lahir secara keturunan
termasuk juga persyaratan pemimpin dalam pendidikan, seperti kepala sekolah.
Kalau kita memperhatikan persyaratan-persyaratan untuk menjadi seorang
pemimpin, rasanya cukup sulit untuk mendapatkan seorang pemimpin yang mempunyai
kriteria tersebut. Namun demikian kita harus berusaha kearah itu agar pemimpin
masa depan dapat memimpin dengan sebaik-baiknya.
2.5.4 Tugas
Kepemimpinan
Kepemimpinan pada hakekatnya merupakan kemampuan yang dimiliki seseorang
itu membina, membimbing, mengarahkan dan menggerakkan orang lain agar dapat
bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai
tujuan, maka seseorang pemimpin harus dapat bekerja dengan baik, sehingga ia
harus tau secara mendalam tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
Secara umum tugas seorang pemimpin hampir sama pada setiap unit satuan
organisasi, termasuk juga dalam kepemimpinan pendidikan, berikut ini ada lima
tugas pokok yang harus dilakukan oleh kepemimpinan pendidikan sebagaimana
dijelaskan oleh Wasty Soemanto sebagai berikut:
1. Membantu masyarakat sekolah serta merumuskan tujuan-tujuan pendidikan
2. Memperlancar proses belajar dengan mengembangkan pegajaran yang lebih efektif.
3. Membentuk / membangun suatu unit organisasi yang produktif.
4. Menciptakan iklim, dimana kepemimpinan pendidikan dapat tumbuh dan berkembang.
5. Memberikan sumber-sumber yang memadai untuk pengajaran yang efektif.
Disamping itu seorang pemimpin harus mengetahui secara menyeluruh tentang organisasi yang dipimpinnya. Sebagai contoh disekolah kepala sekolah harus mampu menumbuhkan efektifitas kepemimpinan yang efektif dan efisien mengetahui tentang kondisi dan situasi sekolah yang di pimpinnya, demikian juga kepala sekolah harus mengerjakan semua tugas yang ada disekolah serta mampu mengembangkan diri sehingga timbul semangat kerja yang diharapkan.
Seorang pemimpin pendidikan harus memahami langkah-langkah kepemimpinan yang dirumuskan oleh departemen pendidikan seperti :
1. Membantu masyarakat sekolah serta merumuskan tujuan-tujuan pendidikan
2. Memperlancar proses belajar dengan mengembangkan pegajaran yang lebih efektif.
3. Membentuk / membangun suatu unit organisasi yang produktif.
4. Menciptakan iklim, dimana kepemimpinan pendidikan dapat tumbuh dan berkembang.
5. Memberikan sumber-sumber yang memadai untuk pengajaran yang efektif.
Disamping itu seorang pemimpin harus mengetahui secara menyeluruh tentang organisasi yang dipimpinnya. Sebagai contoh disekolah kepala sekolah harus mampu menumbuhkan efektifitas kepemimpinan yang efektif dan efisien mengetahui tentang kondisi dan situasi sekolah yang di pimpinnya, demikian juga kepala sekolah harus mengerjakan semua tugas yang ada disekolah serta mampu mengembangkan diri sehingga timbul semangat kerja yang diharapkan.
Seorang pemimpin pendidikan harus memahami langkah-langkah kepemimpinan yang dirumuskan oleh departemen pendidikan seperti :
1. Tahu tugas pokoknya sendiri
2. Tahu jumlah pembantunya
3. Tahu nama-nama pembantunya.
4. Tahu tugas masing-masing pembantunya
5. Memperhatikan kehadiran tugas pembantunya.
6. Memperhatikan peralatan pembantunya
7. Menilai pembantunya.
8. Mengambil tindakan-tindakan
9. Memperhatikan karir pembantunya
10. Memperhatikan kesejahteraan pembantunya
11. Menciptakan suasana kekeluargaan
12. Memberikan laporan-laporan kepada atasannya
2. Tahu jumlah pembantunya
3. Tahu nama-nama pembantunya.
4. Tahu tugas masing-masing pembantunya
5. Memperhatikan kehadiran tugas pembantunya.
6. Memperhatikan peralatan pembantunya
7. Menilai pembantunya.
8. Mengambil tindakan-tindakan
9. Memperhatikan karir pembantunya
10. Memperhatikan kesejahteraan pembantunya
11. Menciptakan suasana kekeluargaan
12. Memberikan laporan-laporan kepada atasannya
. Tugas-tugas tersebut diatas merupakan kewajiban yang sangat penting untuk
menumbuhkan keefektifan kepemimpinan pendidikan yang efektif dan efisien.
Menurut James A.F Stonen
•
Seorang pemimpin bertanggung jawab untuk bekerja
dengan orang lain, salah satu dengan atasannya, staf, teman sekerja atau atasan
lain dalam organisasi sebaik orang diluar organisasi.
•
Seorang pemimpin bertanggungjawab untuk
menyusun tugas menjalankan tugas, mengadakan evaluasi, untuk mencapai outcome
yang terbaik. Pemimpin bertanggung jawab untuk kesuksesan stafnya tanpa
kegagalan
•
Proses kepemimpinan dibatasi sumber, jadi
pemimpin harus dapat menyusun tugas dengan mendahulukan prioritas. Dalam upaya
pencapaian tujuan pemimpin harus dapat mendelegasikan tugas-tugasnya kepada
staf. Kemudian pemimpin harus dapat mengatur waktu secara efektif,dan
menyelesaikan masalah secara efektif.
•
Seorang pemimpin harus menjadi seorang
pemikir yang analitis dan konseptual. Selanjutnya dapat mengidentifikasi
masalah dengan akurat. Pemimpin harus dapat menguraikan seluruh pekerjaan
menjadi lebih jelas dan kaitannya dengan pekerjaan lain.
•
Konflik selalu terjadi pada setiap tim dan
organisasi. Oleh karena itu, pemimpin harus dapat menjadi seorang mediator
(penengah)
•
Seorang pemimpin harus mampu mengajak dan
melakukan kompromi. Sebagai seorang diplomat, seorang pemimpin harus dapat
mewakili tim atau organisasinya.
•
Seorang pemimpin harus dapat memecahkan
masalah.
•
Menurut Henry Mintzberg, Peran Pemimpin adalah :
- Peran hubungan antar
perorangan, dalam kasus ini fungsinya sebagai pemimpin yang dicontoh,
pembangun tim, pelatih, direktur, mentor konsultasi.
- Fungsi Peran informal sebagai
monitor, penyebar informasi dan juru bicara.
- Peran Pembuat keputusan,
berfungsi sebagai pengusaha, penanganan gangguan, sumber alokasi, dan
negosiator.
2.5.5 Pandangan Kepemimpinan
- Seorang yang belajar seumur
hidup
Tidak hanya
melalui pendidikan formal, tetapi juga diluar sekolah. Contohnya, belajar melalui membaca, menulis,
observasi, dan mendengar. Mempunyai pengalaman yang baik maupun yang buruk
sebagai sumber belajar.
- Berorientasi pada pelayanan
Seorang pemimpin tidak
dilayani tetapi melayani, sebab prinsip pemimpin dengan prinsip melayani
berdasarkan karir sebagai tujuan utama. Dalam memberi pelayanan, pemimpin
seharusnya lebih berprinsip pada pelayanan yang baik.
- Membawa energi yang positif
Setiap orang mempunyai
energi dan semangat. Menggunakan energi yang positif didasarkan pada keikhlasan
dan keinginan mendukung kesuksesan orang lain. Untuk itu dibutuhkan energi
positif untuk membangun hubungan baik. Seorang pemimpin harus dapat dan mau
bekerja untuk jangka waktu yang lama dan kondisi tidak ditentukan. Oleh karena
itu, seorang pemimpin harus dapat menunjukkan energi yang positif, seperti ;
- Percaya pada orang lain
Seorang pemimpin
mempercayai orang lain termasuk staf bawahannya, sehingga mereka mempunyai
motivasi dan mempertahankan pekerjaan yang baik. Oleh karena itu, kepercayaan
harus diikuti dengan kepedulian.
- Keseimbangan dalam kehidupan
Seorang pemimpin harus dapat menyeimbangkan tugasnya.
Berorientasi kepada prinsip kemanusiaan dan keseimbangan diri antara kerja dan
olah raga, istirahat dan rekreasi. Keseimbangan juga berarti seimbang antara
kehidupan dunia dan akherat.
- Melihat kehidupan sebagai
tantangan
Kata ‘tantangan’
sering di interpretasikan negatif. Dalam hal ini tantangan berarti kemampuan
untuk menikmati hidup dan segala konsekuensinya. Sebab kehidupan adalah suatu
tantangan yang dibutuhkan, mempunyai rasa aman yang datang dari dalam diri
sendiri. Rasa aman tergantung pada inisiatif, ketrampilan, kreatifitas,
kemauan, keberanian, dinamisasi dan kebebasan.
- Sinergi
Orang yang berprinsip
senantiasa hidup dalam sinergi dan satu katalis perubahan. Mereka selalu
mengatasi kelemahannya sendiri dan lainnya. Sinergi adalah kerja kelompok dan
memberi keuntungan kedua belah pihak. Menurut The New Brolier Webster
International Dictionary, Sinergi adalah satu kerja kelompok, yang mana memberi
hasil lebih efektif dari pada bekerja secara perorangan. Seorang pemimpin harus
dapat bersinergis dengan setiap orang atasan, staf, teman sekerja.
- Latihan mengembangkan diri
sendiri
Seorang pemimpin harus dapat memperbaharui
diri sendiri untuk mencapai keberhasilan yang tinggi. Jadi dia tidak hanya
berorientasi pada proses.
Proses daalam
mengembangkan diri terdiri dari beberapa komponen yang berhubungan
dengan:
- Pemahaman materi;
- Memperluas materi melalui
belajar dan pengalaman
- Mengajar materi kepada orang
lain;
- Mengaplikasikan
prinsip-prinsip;
- Memonitoring hasil;
- Merefleksikan kepada
hasil;
- Menambahkan pengetahuan baru
yang diperlukan materi;
- Pemahaman baru; dan
- Kembali menjadi diri sendiri
lagi.
Mencapai kepemimpinan
yang berprinsip tidaklah mudah, karena beberapa kendala dalam bentuk kebiasaan
buruk, misalnya:
- Kemauan dan keinginan sepihak;
- Kebanggaan dan penolakan;
dan
- Ambisi pribadi.
2.5.6 Kepemimpinan memerlukan modal dasar
a. Organisasi :
Mengapa organisasi
yang dipimpinnya ini ada dan untuk apa ? Jawaban ter-hadap pertanyaan yang
sangat mendasar ini perlu dikuasai secara baik oleh semua orang yang memegang
tampuk kepemimpinan dari suatu organisasi. Tanpa menguasai jawabannya secara
baik diragukan apakah mereka akan mampu mengarahkan orang-orang lain dalam
organisasi itu ke tujuan yang seharusnya.
b. V i s i :
Akan menjadi
organisasi yang bagaimanakah organisasi itu di masa depan ? Orang-orang yang
memegang kepemimpinan perlu memiliki pandangan jauh ke depan tentang
organi-sasinya; mereka ingin mengembangkan organisasinya itu menjadi organisasi
yang bagaimana, yang mampu berfungsi apa dan bagaimana, yang mampu memproduksi
benda dan jasa apa dan yang bagaimana, serta untuk dapat disajikan kepada siapa
? Visi ini seharusnya berjangka panjang, misalnya 10 tahun atau 25 tahun ke
dapan, agar dapat memfasilitasi usaha-usaha perbaikan mutu kinerja yang
berkelanjutan.
c. M i s i :
Mengapa kita ada dalam
organisasi ini ? Apa tugas yang harus kita lakukan ? Jawaban terhadap
pertanyaan-pertanyaan ini berkaitan dengan visi tersebut di atas. Bagaimana
visi itu akan dapat diwujudkan ? Tugas-tugas pokok apakah yang harus dilakukan
oleh organisasi agar visi atau kondisi masa depan organisasi tadi dapat
diwujudkan. Rumusan tentang misi organisasi ini juga seharusnya dapat dikuasai
dengan baik dan jelas oleh orang-orang yang memegang kepemimpinan agar mereka
dapat memberi arahan yang benar dan jelas kepada orang-orang lain.
d. Nilai-nilai
Prinsip-prinsip apa
yang diyakini sebagai kebenaran yang berfungsi sebagai pedoman dalam
menjalankan tugas organisasi, dan ingin agar orang lain dalam organisasi juga
mengadopsi prinsip-prinsip tersebut. Misalnya mutu, fokus pada pelanggan,
disiplin, kepelayanan adalah nilai-nilai yang seharusnya dianut oleh
orang-orang yang memegang kepemimpinan MMT.
e. Kebijakan
Ialah rumusan-rumusan
yang akan disampaikan kepada orang-orang dalam organisasi sebagai arahan agar
mereka mengetahui apa yang harus dilakukan dalam menyediakan pelayanan dan barang
kepada para pelanggan. Orang-orang yang memegang kepemim-pinan harus mampu
merumuskan kebijakan-kebijakan semacam itu agar orang-orang dapat menyajikan
mutu seperti yang diinginkan oleh organisasi.
f. Tujuan-tujuan
Organisasi
Ialah hal-hal yang
perlu dicapai oleh organisasi dalam jangka panjang dan jangka pendek agar
memungkinkan orang-orang dalam organisasi memenuhi misinya dan mewujudkan visi
mereka. Tujuan-tujuan organisasi itu perlu dirumuskan secara kongkrit dan
jelas.
g. Metodologi :
Adalah rumusan tentang
cara-cara yang dipilih secara garis besar dalam bertindak menuju pewujudan visi
dan pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Metodologi ini terbatas pada
garis-garis besar yang perlu dilakukan dan bukan detil-detil teknik kerja.
Ketujuh hal yang sangat
mendasar itu perlu dikuasai dan dalam implementasi MMT hal itu akan dituangkan
dalam merumuskan rencana strategis untuk mutu. Tanpa kemampuan merumuskan
ketujuh hal itu secara spesifik dan mengkomunikasikannya kepada orang-orang
dalam organisasi, sulit bagi orang-orang itu untuk mewujudkan mutu seperti yang
diinginkan.
2.5.7 Kepemimpinan Manajemen
a.
Kepemimpinan Manajemen tidak selalu membuat keputusan sendiri dalam segala hal, tetapi hanya
melakukannya dalam hal-hal yang akan lebih baik kalau dia yang memutuskannya.
b.
Seorang pimpinan Manajemen selalu mendambakan pembaharuan, sebab dia tahu bahwa hanya dengan
pembaharuan akan dapat dihasilkan mutu yang lebih baik. Oleh karena itu dia
harus selalu mendorong semua orang dalam organisasinya untuk berani melakukan
inovasi-inovasi, baik itu menyangkut cara kerja maupun barang dan jasa yang
dihasilkan.
c.
Pemimpin Manajemen selalu bertindak proaktif yang bersifat preventif dan an-tisipatif.Pemimpin Manajemen tidak hanya bertindak reaktif
yang mulai mengambil tindakan bila su-dah terjadi masalah. Pimpinan yang
proaktif selalu bertindak untuk mencegah munculnya masa-lah dan kesulitan di
masa yang akan datang. Setiap rencana tindakan sudah difikirkan akibat dan
konsekuensi yang bakal muncul, dan kemudian difikirkan bagaimana cara untuk
mengeliminasi hal-hal yang bersifat negatif atau sekurang berusaha
meminimalkannya.
d.
Pimpinan
dalam Manajemen dianjurkan melakukan pem-bandingan
dengan organisasi lain, membandingkan mutu organisasinya dengan mutu organisasi
lain yang sejenis. Kegiatan ini disebut benchmarking. Pimpinan Manajemen selalu
berusaha menya-mai mutu kinerja organisasi lain dan kalau bisa bahkan berusaha
melampaui mutu organisasi lain. Bila pimpinan berbicara tentang mutu organisasi
lain dan kemudian ingin menyamai atau melebihi mutu organisasi lain itu,
berarti pmpinan itu berbicara tentang persaingan.
e.
Pemimpin Manajemen tidak berusaha memusatkan kepemimpinan pada dirinya, tetapi akan
menyebarkan kepemimpinan itu pada orang-orang lain, dan hanya me-nyisakan pada
dirinya yang memang harus dipegang oleh seorang pimpinan. Kepemimpinan yang
dimaksudkan adalah pengambilan keputusan dan pengaruh pada orang lain. Bersifat
operasional atau bersifat teknis disebarkan kepada orang-orang lain sesuai
dengan kedudukan dan tugasnya.
2.5.8 Cara
berpikir pimpinan tentang mutu
1. Perbaikan mutu
menghemat waktu dan uang.
Cara berfikir semacam
itu berbeda dengan cara berfikir konvensional yang biasa mengatakan bahwa
perbaikan mutu selalu memerlukan uang dan waktu. MMT diterapkan untuk jangka
panjang, dan perbaikan mutu tidak untuk sesaat tetapi untuk seterusnya dan
selamanya. Perbaikan mutu pada awalnya mungkin memerlukan dana, tetapi tidak
selalu harus demikian, sebab untuk mencapai mutu yang lebih baik mungkin
diperlukan pelatihan bagi orang-orang tertentu, atau memerlukan perbaikan
peralatan dan fasilitas kerja, meski inipin tidak selalu harus demikian.
Sesudah investasi awal itu kemudian tidak diperlukan lagi penge-luaran ekstra, bahkan
dalam jangka yang agak panjang perbaikan mutu itu malah akan menghasilkan
penghematan uang dan waktu. Tujuan utama diterapkannya MMT selain memuaskan
pelanggan adalah efisiensi. Ini berarti penghematan dari cara-cara sebelumnya,
atau bekerja dengan biaya lebih rendah tetapi dengan hasil yang lebih baik.
2. Pekerjaan adalah
sistem terpadu dari beberapa proses.
Persepsi semacam ini
jelas sangat berbeda dengan cara berfikir kovensional yang melihat pekerjaan
tidak sebagai suatu sistem yang terpadu tetapi sebagai rangkaian peristiwa.
Jika orang melihat pekerjaan sebagai suatu sistem yang terpadu berarti masih
tetap mengakui adanya bagian-bagian dari pekerjaan yang terpisah, namun
bagian-bagian itu tetap berkaitan satu dengan lainnya dan memiliki hubungan
saling mempengaruhi dan saling bergantung (interdependent). Perguruan tinggi
memiliki bagian-bagian atau unit-unit, memiliki banyak jenis pekerjaan dan
kegiatan, serta memiliki banyak orang yang bekerja di dalam-nya. Jelas mereka
tidak cukup hanya dengan bekerja sendiri-sendiri secara terpisah, tetapi mereka
harus bekerjasama, berinteraksi satu sama lain, tolong menolong, saling
melayani, sebab hasil akhir dari perguruan tinggi itu adalah totalitas dari
pekerjaan semua bagian dan semua orang itu.
Bahkan mutu pekerjaan
satu bagian sering sangat tergantung pada mutu pekerjaan bagian lain yang
merupakan masukan bagi bagian yang pertama. Jadi agar suatu perguruan tinggi
bermutu, semua bagian, semua fungsi dan semua pekerjaan perlu diupayakan agar
bermutu sebagai satu sistem. Tidak cukup bila hanya salah satu atau beberapa
bagian saja yang bermutu. Namun dalam implementasinya bila tidak mungkin
meningkatkan semua jenis pekerjaan secara simultan, maka bisa ditempuh cara
bertahap, yang dengan cermat dipilih jenis-jenis pekerjaan mana yang secara
strategis perlu ditingkatkan mutunya lebih dahulu.
3. Pekerjaan betapapun
besar dan banyaknya bila tanpa kualitas tidak ada artinya.
Ini berarti bahwa
kualitas atau mutu pekerjaan lebih penting dari kuantitas atau jumlah. Dalam
dunia pendidikan hal itu jelas sekali. Suatu perguruan tinggi memiliki banyak
dosen dan mahasiswa tetapi yang pada umumnya tidak bermutu sebenarnya tidak
banyak artinya bagi perguruan yang mendambakan perguruan yang bermutu.
Pendidikan yang tidak bermutu betapapun banyaknya lulusan yang dikeluarkan
kiranya tidak ada artinya bagi kemajuan suatu bangsa dan negara.
4. Mutu menyatu dengan cara kerja dari awal.
Mutu hasil kinerja
yang berupa barang atau jasa adalah hasil dari cara kerja yang diterapkan dalam
pekerjaan. Oleh karena itu cara kerja yang berupa prosedur dan proses kerja
menjadi sangat penting untuk menghasilkan kinerja yang bermutu. Prosedur dan
proses kerja sejak awal hingga akhir perlu dirancang dan ditentukan sedemikian
rupa hingga menjamin tercapainya mutu kinerja yang baik seperti yang diinginkan
untuk dapat memu-askan semau pelanggannya. Mutu barang atau jasa bukan sekedar
hasil dari pemeriksaan pada akhir proses kerja, melainkan menyatu dengan cara
kerja dari awal hingga akhir.
5. Mutu dapat dicapai melalui pelatihan yang lebih baik bagi karyawan yang telah ada plus kepemimpinan yang bermutu.
5. Mutu dapat dicapai melalui pelatihan yang lebih baik bagi karyawan yang telah ada plus kepemimpinan yang bermutu.
Salah satu kunci
penting untuk keberhasilan meningkatkan mutu secara berkelanjutan adalah
pelatihan yang relevan dan efektif. Semua karyawan dapat diharapkan
meningkatkan mutu kinerjanya bila telah mendapatkan pelatihan yang tepat,
demikian pula semua pemimpin dapat memimpin penyelenggaraan MMT dengan berhasil
bila mendapatkan pelatihan un-tuk itu. Cara berfikir semacam itu berbeda dengan
cara berfikir konvensional yang mengatakan bah-wa untuk mendapatkan mutu perlu
(perekrutan) karyawan yang lebih baik.
6. Mutu yang cukup
hanyalah bila semua pekerjaan menghasilkan yang terbaik.
Mutu se-macam itu memang tidak mungkin dicapai dengan sekali usaha tetapi
melalui usaha yang terus menerus yang setiap kali diusahakan bisa mencapai
perbaikan sedikit demi sedikit, yang dalam jangka yang agak panjang akan bisa
mencapai mutu yang sempurna. Inipun pada waktunya dapat disempurnakan lagi
sehingga sebenarnya usaha perbaikan mutu tidak pernah ada akhirnya. Mutu memang
tidak berbatas, selalu dapat ditingkatkan. Pimpinan konvensionalberfikir
kalau 90% peker-jaan sudah baik adalah sudah cukup. Di bidang pendidikan dan
akademis standar mutu itu jelas selalu bergerak ke atas dan harus selalu
dikejar. Jadi jangan pernah berhenti berusaha meningkatkan mutu kinerja.
7. Mutu berarti
perbaikan yang berkelanjutan.
Ini adalah cara
berfikir sebagai kelanjutan dan konsekuensi pemikiran tersebut pada butir ke-6
di atas. Ini berbeda dengan konsep management by objective yang mengartikan
mutu sebagai pencapaian tujuan yang ditentukan sebelumnya. Kedua cara berfikir
itu tidak perlu dianggap berbeda bila pekerjaan dibagi-bagi menjadi beberapa
tahapan dan untuk setiap tahap ditentukan tujuannya yang selalu meningkat dari
awal sampai akhir.
8. Para pemasok adalah
mitra kerja.
Pekerjaan dalam suatu
organisasi selalu bersifat mengolah atau memroses masukan (barang, jasa
dan/atau orang) yang dipasok oleh orang lain. Mutu kinerja organisasi itu
dipengaruhi oleh mutu masukannya. Kalau organisasi itu memperlakukan para
pemasok sebagai mitra kerjanya, ia dapat mengharap mendapatkan mutu pasokan
(masukan) yang baik. Sebaliknya bila pemasok itu diperlakukan sebagai
pesaingnya atau lawan usahanya, maka para pemasok itu sulit diharapkan mau
memasok masukan yang bermutu. Jadi tidak benar bahwa mutu kinerja itu tidak ada
kaitannya dengan pemasok. Dalam bidang pendidikan tinggi, mahasiswa adalah
masukan yang dipasok oleh lembaga-lembaga pendidikan menengah. Sudahkah
perguruan tinggi memperlakukan sekolah-sekolah menengah itu sebagai mitra
kerjanya?
9. Pelanggan adalah
bagian integral dari organisasi.
Mengapa demikian ?
Karena sejak awal pekerjaan organisasi itu direncanakan antara lain dengan
mempertimbangkan kebutuhan-kebu-tuhan dan harapan-harapan pelanggan. Jadi para
pelanggan (eksternal) itu sejak awal diharapkan memberi masukan kepada
organisasi, dan karena itulah mereka dikatakan merupakan bagian integral dari
organisasi. Tanpa memper-timbangkan kebutuhan dan harapan para pelanggan, tidak
pernah diketahui apakah hasil kerja itu akan bisa memuaskan pelanggan atau
tidak. Jadi agar organisasi dapat merencanakan kerja yang bermutu perlu para
pimpinan organisasi itu melihat para pelanggan sebagai bagian integral dari
organisasi, dan bukan sebagai orang-orang luar yang akan ditawari produk kerja
organisasi.
Cara berfikir seperti
digambarkan pada sembilan butir di atas sangat perlu untuk diadopsi oleh para
pimpinan yang organisasinya menerapkan Manajemen untuk selalu bisa menggerakkan
orang-orang dan organisasinya meningkatkan mutu kerjanya secara berkelanjutan.
Cara berfikir tentang mutu semacam itu akan menjadi bagian dari kepribadian
pemimpin yang mendambakan mutu.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan
adalah hal terpenting dalam menejemen apalagi dalam era globalisasi ini dan
pastinya digunakan sebagai senjata menghadapi eksternal lingkungan. Dalam
perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu perencanaan organisasi
dan perencanaan kontijensi. Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua
arti yaitu, dalam arti dinamis disebut pengorganisasian dan dalam arti statis
disebut organisasi. Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada
orang, ada kerjasama dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak
berdiri sendiri-sendiri, akan tetap saling kait atau saling berhubungan
sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Keberhasialan atau kegagalan
organisasi pasti berhubungn dengan peran para anggotanya. Suatu keberhasilan
dapat dicapai bila ada kerjasama yang baik antar para anggotanya. Sedangkan
kegagalan dapat disebabkan karena adanya factor internal pengorganisasian
tersebut yang bersifat negative. Staf didefinisikan sebagai
sekelompok orang yg bekerja sama membantu seorang ketua dalam mengelola sesuatu
pekerjaan. Staf diartikan juga sebagai
bagian dari organisasi yang tidak mempunyai hak untuk memberikan perintah,
namun mempunyai kewajiban.
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan
tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan. Kepemimpinan adalah kegiatan
mempengaruhi perilaku orang-orang lain agar mau bekerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu. Definisi itu mengandung dua pengertian pokok yang sangat
penting tentang kepemimpinan, yaitu Mempengaruhi perilaku orang lain.
Kepe-mimpinan dalam organisasi diarahkan untuk mempengaruhi orang-orang yang
dipimpinnya, agar mau berbuat seperti yang diharapkan ataupun diarahkan oleh
orang yang memimpinnya
.
3.2 Saran
Perencanaan yang baik akan menghasilkan menejemen yang
baik.Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk
organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan.Dalam sebuah
prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil
yang diinginkan. Menginat pentingnya pengorganisasian mak perlu kiranya masalah
ini diperhatikan dan dipahami sebaik-baiknya. Setelah memahami pengorganisasian
maka sebaiknya diterapkan dalam aktual di lapangan. Dan untuk para pemimpin
sebaiknya harus mengetahui semua hal yang menyangkut tentang organisasi baik
secara individu maupun kelompok. Agar suatu organisasi berhasil para anggotanya
harus saling bekerja sama dengan baik dan menjaga kebersamaan agar apabila
terjadi masalah dapat diselesaikan dengan baik-baik tanpa harus mengganggu
proses organisasi. Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi.
Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan
banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan
maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun
suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota
organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat
dalam merumuskan suatu masalah. Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung
oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan
seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara
rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi
baik lagi. Seorang pemimpin adalah seseorang
yang aktif membuat rencana-rencana, mengkoordinasi, melakukan percobaan dan
memimpin pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama. Karakteristik seorang
pemimpin didasarkan pada prinsip-prinsip belajar seumur hidup, berorientasi
pada pelayanan dan membawa energi positif. Maka untuk menjadi seorang pemimpin
haruslah mempunyai pengetahuan dan jiwa pemimpin
Arief,
Bowo. 2008. perencanaan. Fakultas Ekonomi. Universitas Mercu
Buana: Jakarta.
Hani,
Handoko. 2003. Manajemen. Edisi kedua. Cetakan kedelapan
belas. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.
Kardaman.
1996. Pengantar IlmuManajemen. Jakarta: Gramedia.
Purwanto,
Yadi. 2001. Manajemen Organisasi. Jakarta: PT. Cendikia
Informatika. Pusat Bahasa, Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Bahasa Indonesia,
Jakarta, 2008
http://minime1450.blogspot.com/2012/03/peranan-staf-dalam-organisasi.html[29/11/2013
Siagian, Sondang P., Peranan Staf
Dalam Manajemen, Jakarta, PT Gunung Agung, 1996
http://www.elearning.gunadarma.ac.id/.../bab7-dasar-dan-teknik-pengawasan/ Diposkan oleh roni fardiansyah di
14.11 http://zahranmirzan.blogspot.com/2013/01/makalah-pengantar-manajemen-controlling.html
http://selisubekti.blogspot.co.id/2014/11/contoh-makalah-pengawasancontrolling.html James K. Van Fleet, 1973, 22 Manajemen Kepemimpinan,
Jakarta:Mitra Usaha
Purwanto, Yadi, 2001,
makalah: Manajemen PT. Cendekia Informatika, Jakarta
http://artikelrande.blogspot.com/2010/07/manajemen-kepemimpinan_6811.html
W. Brown steven,
1998, Manajemen Kepemipinan, Jakarta: Profesional Books
